Развитие базы знаний

В настоящее время некоторые компании по-прежнему продолжают хранить документы в облачных сервисах или на своих серверахе. Данный подход обычно приводит к различным ошибкам и беспорядку в документации, ведь со временем могут возникнуть различные нестыковки в файлах, теряется актуальность имеющейся информации. Данные также могут потерять и свою конфиденциальность.

База знаний является довольно удобным виртуальным сервисом, в котором хранятся и систематизируются все документы и информация, требуемая сотрудникам для работы, а также для их обучения. Развитие базы знаний помогает работе персонала - способствует ускорению поиска файлов и помогает избежать ошибок при обучении. Также она сможет увеличить продуктивность работников или выстроить свою собственную систему обучения.

Что чаще всего, какие сведения компании размещают в базе знаний? Перечислим их:

• общие сведения о компании;

• обучающие материалы, инструкции;

• рекламные и маркетинговые сведения;

• локальные нормативные акты, инструкции и регламенты;

• различная проектная документация;

• правоустанавливающие документы на компанию, реквизиты;

• документация, которая необходима для грамотного обслуживания клиентов;

• словарь терминов;

• любая полезная информация, книги, публикации, сведения.

Формирование базы знаний в компании

Для создания эффективной и полезной базы знаний в компании, на специальном программном обеспечении или же портале, на котором еще разместят, потребуется выполнить семь довольно простых шагов.

Шаг 1. Определить цели и задачи базы знаний. Нужно продумать, какую информацию нужно будет добавить в базу знаний. А также определить задачи и результаты, которые можно получить от ее подготовки. На данном этапе необходимо отталкиваться от пользовательских сценариев.

Шаг 2. Необходимо выбрать платформу. Важно понимать, что все сетевые папки не являются базой знаний в том виде, в каком ее пытаются организовать во многих компаниях. Чтобы приступить к реализации проекта потребуется полноценный инструмент, с довольно широким функционалом. К таковым можно отнести Confluence, Битрикс24, Teamly и т.д.

Для того, чтобы выбрать самый оптимальный вариант, нужно учесть все требования компании к безопасности, доступности и удобству применения. Данное решение предоставит вам возможность развивать свою базу знаний и добавить в нее любые новые функции без ограничений, а также сделать интерфейс простым, понятным для сотрудников.

Шаг 3. Следует доработать структуру базы знаний. Необходимо продумать, какие именно категории и подкатегории информации будут храниться в базе знаний. Отметим, что структура должна быть логичной и удобной для использования, поэтому нужно опираться пожелания сотрудников компании, а не додумывать самим.

Шаг 4. База знаний должна быть наполнена грамотным и полезным контентом. Добавляйте в нее текст, изображения и другую текстовую информацию. А также группируйте контент - чтобы его можно было просто найти.

Шаг 5. Организовать обучение сотрудников перед использованием базы знаний. Необходимо создать инструкции или же короткие видеоролики о функциях, структуре и содержимом базы знаний.

Шаг 6. Проработать способы управления базой знаний. Помните, что базы знаний требуется постоянно обновлять и поддерживать.

Шаг 7. Провести анализ эффективности внедрения базы знаний. Один из основных показателей эффективности базы знаний – это ее популярность среди сотрудников.

База знаний – это хороший помощник в формировании и развитии персонала компании, и адаптации новых сотрудников. Она конечно не заменит программы обучения, но зато значительно упростит работу с информацией и взаимодействие между коллегами. Также будет снижена нагрузка на отдел кадров. Главное - организовать удобную и понятную базу знаний.