Складской аутсорсинг или аренда помещения: что выгоднее для компании

Выбор между передачей складских функций сторонней компании и арендой собственного склада — одно из ключевых решений для организации, работающей с товарными запасами. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы, а выгодность зависит от многих факторов. Честный расчёт поможет принять взвешенное решение.

При аренде склада предприятие получает помещение в долгосрочную аренду и самостоятельно организует все процессы: закупку стеллажей, наём работников, приобретение техники, установку системы учёта, обеспечение охраны и пожарной безопасности. При аутсорсинге предприятие платит оператору за каждую обработанную единицу товара: приёмку, хранение, сборку заказов, отгрузку.

Аренда склада требует значительных начальных вложений. Нужно оплатить арендный залог, сделать ремонт, купить стеллажи и оборудование, нанять и обучить персонал, внедрить систему учёта. Для небольшого склада начальные затраты могут быть очень существенными. Аутсорсинг не требует начальных вложений — вы платите только за фактические услуги.

Постоянные затраты при аренде склада включают арендную плату, коммунальные платежи, зарплату персонала, налоги, обслуживание оборудования, охрану, уборку. Эти расходы идут независимо от объёма товара на складе. При аутсорсинге вы платите только за то, чем пользуетесь. Если товара мало, вы экономите. Если много — платите больше.

Сезонность — важный фактор. При аренде собственного склада вы вынуждены содержать максимальную площадь, которая нужна в пик сезона. В межсезонье площадь простаивает, но аренду платить всё равно приходится. Сторонний оператор может гибко увеличивать или уменьшать занятое пространство в зависимости от объёмов. Вы платите только за фактическое хранение.

Стоимость хранения на аутсорсинге обычно выше в расчёте на одну единицу товара в месяц по сравнению с арендой, если считать только аренду и коммунальные платежи. Но в эту стоимость уже включены зарплата персонала, износ оборудования, уборка, охрана. При самостоятельной аренде эти затраты нужно добавлять отдельно.

Расчёт выгодности нужно начинать с анализа вашего товаропотока. Какие объёмы? Равномерно в течение года или сезонно? Как часто отгрузки? Как быстро продаётся товар? Для товаров, которые быстро оборачиваются, аутсорсинг может быть выгоднее, так как вы платите за обработку, а не за долгое хранение.

Для товаров, которые хранятся месяцами, выгоднее свой склад, так как затраты на хранение у стороннего оператора будут накапливаться. Но нужно учесть, что свой склад требует заморозки денег в оборудовании и гарантийных залогах. Эти деньги могли бы работать в обороте.

Аутсорсинг позволяет превратить постоянные затраты в переменные. Вместо того чтобы платить за склад круглый год, вы платите только когда есть товар. Это особенно важно для новых предприятий и компаний с нестабильными продажами. Вы не рискуете остаться со складом, который не нужен, если бизнес пойдёт не по плану.

При аренде склада вы берёте на себя все риски: пожар, затопление, кражу, порчу товара из-за неправильного хранения. Страховка покрывает часть, но не все. При аутсорсинге ответственность за сохранность товара несёт оператор по договору. Он же страхует свою ответственность. Для предприятия это снижает риски.

Работники — головная боль арендатора склада. Нужно нанимать, обучать, контролировать, платить зарплату, налоги, больничные, отпускные. Текучесть на складах высокая. При аутсорсинге все кадровые проблемы решает оператор. Вы получаете услугу, а не людей.

Системы учёта. Для своего склада нужно внедрять систему учёта, интегрировать её с вашей бухгалтерской системой, поддерживать её работу. Это дополнительные затраты на программы, серверы и специалистов. Сторонний оператор уже имеет свою систему, которая соединяется с вашей за небольшие деньги или бесплатно.

При аренде склада вы можете полностью контролировать процессы, настраивать их под свои нужды, проводить обучение персонала. При аутсорсинге вы зависите от стандартов оператора, которые могут не подходить для ваших специфических товаров, например хрупких или опасных.

Размещение складов в разных городах. Арендовать склад в другом регионе сложно — нужно искать помещение, нанимать персонал на месте, контролировать удалённо. Сторонние операторы часто имеют склады в разных городах, что позволяет быстро начать отгрузки в новом регионе без капитальных затрат.

Налоговые аспекты. Затраты на аренду склада и аутсорсинг списываются как расходы при расчёте налога на прибыль. Но при аренде уменьшение стоимости оборудования также уменьшает налогооблагаемую базу. Нужно считать с учётом вашей системы налогообложения.

Какой складской вариант выбрать? Если ваш бизнес стабилен, товары хранятся долго, объёмы большие, а вы хотите полного контроля — арендуйте склад. Если бизнес сезонный, объёмы нестабильны, вы начинающее предприятие или хотите сосредоточиться на продажах, а не на логистике — выбирайте аутсорсинг. Часто предприятия используют смешанную модель: основной склад свой, а пиковые сезонные остатки — у стороннего оператора.

Перед принятием решения составьте подробный расчёт на несколько лет. Учтите все затраты: аренду, коммунальные платежи, зарплату, налоги, износ оборудования, страховку, потери от брака, а также стоимость замороженных денег в оборудовании. Сравните с тарифами аутсорсинга: приёмка, хранение, сборка, отгрузка, дополнительные услуги. И тогда вы увидите, что выгоднее именно для вашего предприятия. Универсального ответа нет, правильный расчёт — вот что важно. А его можно сделать только на основе ваших цифр. Не поленитесь, потратьте время. Оно окупится. И тогда решение будет правильным. А это главное.