Больше, чем просто документы: как меняется подход к работе с персоналом

Цифровая трансформация в HR затрагивает не только подбор или оценку персонала. Один из ключевых процессов, о котором раньше редко говорили, — это работа с документами. Сегодня всё больше компаний отказываются от бумажных соглашений, заявлений и приказов, переходя к полноценному кадровому электронному документообороту. Сокращённо — КЭДО. Это не просто сканы или PDF-файлы: речь идёт о формализованных, юридически значимых документах, которые подписываются электронной подписью, хранятся в зашифрованной форме и обрабатываются автоматически. Но прежде чем внедрять такие технологии, важно понимать, что такое КЭДО, какие задачи он решает и какие требования к нему предъявляются.

Почему КЭДО становится обязательным

В 2025 году в России продолжается активная цифровизация кадровых процессов. Этому способствует и позиция государства: Минтруд, ФНС и Минцифры всё чаще выпускают рекомендации по переходу на ЭДО, расширяя список документов, которые можно оформлять в электронном виде. Внедрение КЭДО особенно актуально для компаний с распределённой структурой — например, розничных сетей, логистических операторов, производственных холдингов. Там, где кадровые документы оформляются на местах, КЭДО избавляет от бумажной логистики и ускоряет процессы.

Что даёт переход на КЭДО бизнесу

• Снижение затрат на печать, доставку и хранение документов
• Исключение потерь и ошибок, связанных с «человеческим фактором»
• Ускорение адаптации и увольнения сотрудников
• Повышение прозрачности — можно отследить, кто и когда подписал документ

Сложно ли это внедрить?

На самом деле, нет. Большинство современных решений уже включают: — готовые шаблоны кадровых документов, — интеграцию с оператором ЭДО, — журнал регистрации, — встроенную проверку соответствия ТК РФ, — мобильную подпись и личный кабинет для сотрудников. Более того, КЭДО можно внедрять поэтапно: начать с типовых документов (приказов, заявлений, соглашений), затем перейти к договорам и взаимодействию с внешними контрагентами.

Как выбрать платформу?

Есть два подхода:

1. Купить коробочную систему и настраивать «как есть».

2. Внедрить гибкое low-code‑решение, которое позволяет адаптировать структуру под ваш бизнес.

Если вы хотите разобраться, что такое КЭДО, какие задачи он решает и как его внедряют российские компании — начните с этой статьи. В ней собраны юридические нюансы, практические советы и примеры из бизнеса.